Biznes, Technologie

Drukarka fiskalna – jak wybrać?

-18 lipca, 2020

Programy sprzedażowe otwierają przed przedsiębiorcami mnóstwo nowych funkcji, które zdecydowanie usprawniają prowadzenie działalności. Między innymi właśnie dlatego tak sporą popularnością cieszą się drukarki fiskalne. Jak jednak dokonać ich wyboru, aby okazały się rzeczywiście przydatne?

Odpowiedź na postawione pytanie nie jest tak prosta, jak może się wydawać. Wynika to oczywiście z szerokiej oferty rynkowej i sporego zróżnicowania dostępnych urządzeń. Biorąc to pod uwagę, przed zakupem drukarki fiskalnej należy dokładnie przeanalizować wszystkie rozwiązania.

Co to jest drukarka fiskalna?

Zanim jednak przejdziemy do przedstawienia dostępnych na rynku urządzeń fiskalnych, warto pokrótce wyjaśnić, z czym mamy do czynienia. Drukarka fiskalna to urządzenie służące do rejestrowania przychodów ze sprzedaży na potrzeby rozliczeń podatkowych.

Jej obsługa odbywa się przy użyciu komputera (stacjonarnego lub laptopa), a także specjalnie przygotowanego programu sprzedażowego. Pod tym względem drukarka różni się od kasy fiskalnej, która nie potrzebuje żadnego zewnętrznego sprzętu czy też dodatkowego oprogramowania.

Wspomniany system sprzedażowy, poza ewidencją, zapewnia dostęp wielu do funkcji dodatkowych. Związane są one między innymi z łatwym naliczaniem rabatów, promocji, tworzeniem raportów czy też analizą rozchodu towarów. Z tego też względu drukarki fiskalne polecane są firmom z rozbudowaną bazą produktów, aktualizowaną na bieżąco.

Drukarka fiskalna ONLINE czy z kopią elektroniczną?

Podział omawianych urządzeń wskazuje na dwa główne modele – drukarki z kopią elektroniczną oraz typu ONLINE. Różnią się one pod względem sposobu działania, dlatego warto je pokrótce omówić i porównać.

  • Drukarka fiskalna z kopią elektroniczną – największą zaletą urządzenia jest możliwość zapisu paragonów i całej dokumentacji firmowej w formie cyfrowej, na karcie pamięci. W odróżnieniu od kas z kopią papierową (urządzenia te zostały już wycofane ze sprzedaży), przedsiębiorca nie musi więc przechowywać wydrukowanych paragonów. W znaczący sposób usprawnia to prowadzenie sprzedaży.
  • Drukarka fiskalna ONLINE – sprzęt najbardziej zaawansowany pod względem technologicznym. Drukarka tego typu w sposób automatyczny łączy się z Centralnym Repozytorium Kas, które gromadzi dane dotyczące obrotu. Dzięki temu w łatwy sposób można na przykład zweryfikować poprawność rozliczeń podatkowych. W przypadku wykonywania przeglądu drukarek, informacja ta również jest przesyłana automatycznie.

Który model wybrać? W świetle aktualnych zmian w przepisach, w perspektywie długoterminowej jedynym słusznym wyborem okażą się drukarki fiskalne ONLINE. Od początku 2020 roku poszczególne podmioty gospodarcze mają obowiązek prowadzenia ewidencji wyłącznie przy użyciu modeli ONLINE. Od 2023 roku natomiast w sprzedaży pozostaną tylko takie urządzenia.

Drukarka fiskalna – na co jeszcze zwrócić uwagę?  

To oczywiście nie wszystko. Niezależnie od wybranego rodzaju drukarki, warto przyjrzeć się bliżej konkretnym modelom, by sprawdzić, który z nich ma szansę spełnić nasze wymagania i usprawnić sprzedaż. Poniżej przedstawiamy najważniejsze parametry techniczne, które wymagają głębszej analizy.

  • Komunikacja. Na rynku znajdziemy zarówno stacjonarne drukarki fiskalne, jak i modele mobilne, działające całkowicie bezprzewodowo – wyróżniają się niewielkimi wymiarami, dlatego można wziąć je ze sobą wszędzie.
  • Liczba PLU. Wskazuje na to, ile towarów może znaleźć się w bazie. W najnowszych drukarkach liczba PLU wynosi nawet milion.
  • Szerokość papieru i szybkość wydruku. Parametry, które warto dostosować do własnych potrzeb i specyfiki prowadzonej działalności.
  • Funkcje. Kwestia najważniejsza. W zależności od modelu drukarki fiskalnej, może liczyć między innymi na wydruk kodów QR, obsługę różnych protokołów komunikacyjnych (np. RS 232 i USB), wydruk faktur VAT, łączność Blutetooth i Wi-Fi, automatyczną archiwizację danych i wiele więcej.

Przed zakupem drukarek warto dokładnie przeanalizować ich specyfikację oraz opis poszczególnych funkcji. W ten sposób łatwo zorientujemy się, co potrafią i które z nich okażą się dobrym wyborem.

Źródło: CentrumKas – kasy fiskalne