Ochrona danych osobowych i różnego rodzaju poufnych informacji to dla każdej firmy bardzo istotny element jej codziennego funkcjonowania. Wiele przedsiębiorstw decyduje się na odpowiednie zapisy w umowach, które zobowiązują do utrzymania w tajemnicy wszelkich informacji związanych z działalnością danego podmiotu. Przykładają ogromną wagę do tego, jak we właściwy sposób gromadzić i przechowywać dane. Ważne jest również, by należytą staranność utrzymać także w procesie niszczenia niepotrzebnych lub nieaktualnych dokumentów – ponieważ to, że już nie trzeba z nich korzystać nie oznacza, że nie zawierają danych wrażliwych.
Firma zajmująca się niszczeniem dokumentów
Zdecydowanie usługa niszczenia dokumentów przez profesjonalną firmę, jest warta rozważenia. Należy pamiętać, że nie wystarczy wyrzucić kartki do kosza na śmieci, czy wyczyścić dysk zewnętrzny lub inny tego typu nośnik z danych tam zawartych. Kartka może się gdzieś zgubić, może wywiać ją wiatr, a dane z nośnika można za pomocą specjalistycznego oprogramowania dość szybko odzyskać. Przez to też istnieje spore ryzyko, że informacje, które są na nich zapisane, mogłyby trafić w niepowołane ręce. Mało tego, często zwykłe, bardzo podstawowe niszczarki biurowe jedynie tną kartki na dość grube paski, z których i tak swobodnie można odczytać wiele informacji.
Wybierając profesjonalną firmę zajmującą się niszczeniem dokumentów wiadomo zyskuje się pewność, że proce przeprowadzą fachowcy, którzy dopilnują, aby wszystkie dane do momentu ostatecznego zniszczenia dokumentów były odpowiednio zabezpieczone. Jest to o tyle istotne, że nieprzestrzeganie regulacji związanych z ochroną danych osobowych może się wiązać z otrzymaniem mandatu, a nawet z karą ograniczenia lub pozbawienia wolności. Jak widać, konsekwencje mogą być poważne, dlatego to tematu niszczenia dokumentów należy podejść równie poważnie.
Dokumentacja zniszczenia
Dla pewności, że firma zajmująca się niszczeniem dokumentów proces przeprowadziła poprawnie, za każdym razem klientowi powinna być przedstawiona i dostarczona szczegółowa dokumentacja potwierdzająca skuteczną i zgodną z prawem utylizację przekazanych materiałów. Obejmuje ona między innymi przyjęcie zlecenia zniszczenia, protokół przekazania dokumentów, a także certyfikat zniszczenia. W zależności od tego, jakie elementy podlegają temu procesowi, takie urządzenia będą do tego stosowane. Inne bowiem będą się sprawdzać przy niszczeniu papierowych dokumentów, a inne przy niszczeniu nośników elektronicznych. Za każdym razem musi być to jednak sprzęt, który jest do tego odpowiednio przystosowany, a firma ma wszelkie niezbędne certyfikaty, które zezwalają na niszczenie na nich różnego rodzaju danych i jego parametry zgodne są z wytycznymi wskazanymi w standardzie ochrony ISO/IEC 21964.
Dodatkowym elementem, który pozwala sprawdzić, czy utylizacja materiałów przebiegła zgodnie z planem i prawem, jest nagranie z monitoringu z samego procesu niszczenia dokumentów. Taki zapis jest dołączany przez profesjonalną firmę do dokumentacji każdego zlecenia. Dzięki temu można mieć pewność, że dane są w odpowiedni sposób zabezpieczone już od samego momentu wyprowadzenia dokumentów z firmy do końcowego etapu ich całkowitego zniszczenia.
Profesjonalne niszczenie dokumentów
Jeżeli ktoś zastanawia się nad tym, czy samemu podjąć się procesu niszczenia ważnych dokumentów, czy zlecić to profesjonalnej firmie – warto przeanalizować, jakie ma możliwości w zrealizowaniu tego we własnym zakresie. Trzeba mieć bowiem pewność, że na każdym etapie wszelkie dane, a także nośniki, na których są one zapisane, będą we właściwy sposób zabezpieczone. Ważne jest także, by proces niszczenia dokumentów był na tyle dokładny, że uniemożliwi późniejsze ewentualne odtworzenie danych, które były na nich zawarte. Oznacza to więc, że nie wystarczy proste sformatowanie dysku czy usunięcie plików z pendrive’a. Dla osób, które zajmują się odzyskiwaniem danych, przywrócenie wszelkich informacji na nich dawniej zapisanych nie będzie stanowiło żadnego problemu. Dlatego warto w takim zakresie zdecydować się na skorzystanie z usług profesjonalnej firmy, która przeprowadzi cały proces niszczenia dokumentów zgodnie z planem i w zgodzie z obowiązującym prawem.
Źródło: Essi – utylizacja dokumentów